Thông điệp dữ liệu là gì?
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật.
Cơ sở pháp lý
- Khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2024).
- Chương II Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 quy định về giá trị pháp lý và định dạng của thông điệp dữ liệu.
Phân tích chi tiết
Dưới góc độ pháp lý, thông điệp dữ liệu đóng vai trò trung tâm để số hóa các giao dịch thực tế lên môi trường mạng. Các đặc điểm chính bao gồm:
- Giá trị pháp lý tương đương văn bản: Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Nó hoàn toàn có giá trị như một văn bản truyền thống nếu thông tin đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Giá trị như bản gốc: Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc nếu thông tin trong đó được bảo đảm toàn vẹn (không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ) kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên và thông tin đó có thể truy cập, sử dụng được.
- Giá trị dùng làm chứng cứ: Thông điệp dữ liệu được công nhận làm chứng cứ. Độ tin cậy của thông điệp dữ liệu dùng làm chứng cứ phụ thuộc vào phương pháp khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp; phương pháp bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn; cách thức xác định người khởi tạo; và các yếu tố liên quan khác.
- Chuyển đổi hình thức: Thông điệp dữ liệu có thể được chuyển đổi từ văn bản giấy và ngược lại. Quá trình chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin nguyên vẹn và có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi.
Ví dụ thực tiễn
Ngày nay, hầu hết các tài liệu, hồ sơ thủ tục hành chính nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đều được coi là các thông điệp dữ liệu. Một ví dụ tiêu biểu là các hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp phát hành. Khi có tranh chấp thương mại, các hóa đơn điện tử hoặc email trao đổi công việc nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ toàn vẹn sẽ được Tòa án công nhận là chứng cứ hợp pháp.
Theo VnExpress, Luật Giao dịch điện tử 2023 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2024 đã giúp mở rộng phạm vi áp dụng, thiết lập cơ chế để thông điệp dữ liệu có thể thay thế hoàn toàn văn bản giấy và bản gốc giấy, giúp doanh nghiệp và người dân thực hiện mọi giao dịch hoàn toàn trên môi trường số một cách thuận lợi và an toàn.
Khuyến nghị pháp lý
Khi các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch thông qua phương thức điện tử, cần đặc biệt lưu ý đến việc tạo lập, lưu trữ thông điệp dữ liệu một cách an toàn để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu.
- Các tổ chức nên áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu đạt chuẩn, kết hợp sử dụng chứng thư số và chữ ký số an toàn để ký trên các thông điệp dữ liệu (như hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử).
- Cần có quy trình lưu trữ dữ liệu tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật để các thông điệp điện tử này có thể trở thành chứng cứ vững chắc bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi có tranh chấp pháp lý xảy ra.
- Các chuyên gia tư vấn tại Phan Law Vietnam luôn khuyến cáo doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hệ thống lưu trữ hợp đồng, chứng từ điện tử hiện tại của mình để đánh giá tính tuân thủ theo Luật Giao dịch điện tử 2023, từ đó phòng ngừa rủi ro pháp lý tiềm ẩn trong quá trình vận hành kinh doanh.